5 Quicktipps um ein Projekt effizient und zeitgerecht abzuschließen.

1. Begeistern Sie ihr Team!

Nur motivierte Teammitglieder sind effiziente Projektmitglieder. Das heißt geben Sie den Personen die bei dem Projekt dabei sind eine Vision, Zwischenziele und feiern Sie diese Erfolge auch. Desto mehr Zwischenetappen definiert werden, desto mehr Erfolgsmomente wird es geben. Diese Erfolgsmomente weisen sich in der Projektarbeit immer als energietreibender Antrieb.

Die Ziele müssen immer greifbar und umsetzbar sein. Kaum oder nur sehr schwer erreichbare Ziele bewirken schnell einmal Gegenteiliges.

2. Gute Laune!

Machen Sie es allen teilnehmenden Personen / Projektmitgliedern so angenehm wie möglich. Die Arbeitsatmosphäre sollte für jeden einzelnen so gestaltet sein, dass das Projekt mit Spaß und Ehrgeiz umgesetzt wird. Nicht selten wird der Projektleiter manchmal auch zur Rolle des Getränke-Boten. Auch wenn es unnütz erscheint, aber das sind die wichtigen und antreibenden Methoden alle Mitglieder die in das Projekt integriert sind bei Laune zu halten.

Kühle Getränke, Lob, Reflektion von Kundenzufriedenheit und Schutz vor Kunden Unzufriedenheit helfen enorm die Laune im Team aufrecht zu erhalten.

3. Jedem seine Rolle!

Delegieren muss und soll gelernt sein, es gibt bei sehr vielen Projekten nicht die Möglichkeit sich zu denken: „Bevor ich das erkläre, mache ich es selbst“.
Aus diesem Grund müssen die Anweisungen und die Rollen, um die Aufgaben termingerecht zu erledigen, sitzen!

Das Geheimrezept liegt in Checklisten, bevor ein Projekt startet kann, sollte man Checklisten erstellen. Was ist zu tun wenn das nicht funktioniert, was ist zu tun wenn das passieren sollte etc. Die Teammitglieder müssen alle im Fall der Fälle wissen was sie zu tun haben und wer ihr Joker Ansprechpartner ist.

4. Kommunikation ist alles

Mögliche Fehler lassen sich oft durch Feedback in der Runde schneller erkennen, als ohne jegliche Kommunikation und Meinungen anderer. Aktive Feedbackrunden sind daher sehr zu empfehlen. Bei längeren Projekten sollte man am Ende jeden Tages kurze Feedbackschleifen vollziehen, wie der aktuelle Stand des jeweils anderen ist sowie am Ende jeder Woche eine größere Feedbackrunde, bei der man sich wirklich aktiv an einen Tisch setzt und bespricht wie der aktuelle Status ist und ob die nächsten Zieletappen erreicht werden können.

Man sollte darauf achten, dass in diesen Gesprächen nicht die Situation aufkommt, dass das Projekt nicht zeitgerecht fertigzustellen ist. Das passiert meistens wenn mehrere leitende Personen ungelöste Problemstellungen haben. Dieses Gefühl ist in einer Feedbackrunde leider eine Gefahr die man schnell erkennen sollte und gegenwirken sollte.

5. Lob und Anerkennung

Als Projektleiter sollte man fast jedes Lob seitens des Kunden direkt an den jeweiligen Projekt Verantwortlichen weitergeben. Desto mehr Lob man weitergeben kann, desto motivierter und produktiver ist dieser.

Lob in einer Feedbackrunde vor anderen Projektmitgliedern kann wiederrum motivierend für andere Mitglieder sein, da diese natürlich früher oder später auch Lob bekommen möchten.

Hier eine Auflistung an Störquellen welche kontraproduktiv für einen effizienten und reibungslosen Projektablauf sein könnten:

– Projektziele sind unklar bzw. undefiniert.
– Die Zeitvorgaben sind absolut unrealistisch und nicht umsetzbar.
– Keinerlei teaminterne Abstimmungen.
– Fehlende Kommunikation und Feedbackschleifen.
– Ein gestresster Projektleiter der ständig unter Druck steht.
– Der Budgetrahmen ist unrealistisch.
– Keine teaminternen Berichte / Statusupdates

Hier ein weiterer interessanter Artikel zum
Thema „Zeitmanagement für Freelancer“
http://www.cloudworkers.at/blog/zeitmanagement-fuer-freelancer/